Preguntas Frecuentes sobre listas de distribución

Cuestiones Generales de la listas

¿Cómo puedo entrar en la aplicación de listas?

Deberás acceder a https://listas.usal.es

Olvidé mi contraseña, ¿cómo puedo resetearla?

En caso de que hayas olvidado tu contraseña para tu identidad en la usal, deberás resetearla en https://misdatos.usal.es o bien con el DNI electrónico o acudiendo personalmente a un técnico de aulas o al CAU.
Puesde encontrar esta información en: https://identidad.usal.es

¿Qué puedo hacer dentro de la aplicación?

Dentro de la aplicación se podrán realizar diferentes tareas dependiendo de tu perfil.
Dueños o administradores : encuentran todas las opciones para administrar o gestionar su lista.
editores o moderadores : encuentran algunas opciones para gestionar su lista y por defecto son los que pueden enviar a las listas.
Suscriptores o miembros : podrán visualizar los mensajes enviados a las listas a las que están suscritos y en algunos caso, podrán suscribirse o darse de baja de las listas específicas.
Para los miembros de una lista o suscriptores

¿En cuántas listas de la USAL estoy suscrito?

Una vez que te hayas identificado en la aplicación de listas de la USAL a través de idUSAL. En el menú que se encuentra debajo de tu cuenta de correo ( en la parte superior derecha) en Mis listas de distribución aparecerán el nombre de las listas en las que estás suscrito.

¿Cómo puedo suscribirme a una lista?

Hay varias maneras de suscribirse a una lista.
Lo primero que debes comprobar es si es posible suscribirse a la misma.
La mayoría de las listas en la USAL son institucionales y por tanto cerradas, y sólo las listas abiertas o específicas cuyos administradores han permitido la suscripción, permiten suscripción. En cualquier caso:

    Buscar la lista y suscribirte desde la web.
    Para hacer esto:

    • Accede al sympa https://listas.usal.es.
    • Encuentra la lista en "Búsqueda de listas" -> Formulario de búsqueda.
    • En "Búsqueda de listas" -> Índice de listas
    • o bien, desde "Búsqueda de listas" ->Mostrar por categorías, encuentra la que estás interesado.
      1. Seleciona la lista en la que estás interesado.
      2. Pulsa en Subcribir.
      3. si la lista es abierta, te apacerá una caja de texto para que introduzcas tu dirección de correo e inmediatamente se te enviará un correo de confirmación.
        Bastará con que al recibir este correo, confirmes de que te quieres suscribir a dicha lista.

¿Cómo darse de baja de una lista?

Para darse de baja de una lista, https://listas.usal.es. Una vez encontrada la lista, deberás picar en "Darse de baja" de la lista correspondiente. Si la lista está configurada con confirmación deberás confirmar la baja desde el correo que has recibido.

¿Cómo ver los mensajes enviados a una lista a la que estoy suscrito?

Para ver los mensajes enviados a una lista de la que estás suscrito, deberás autenticarse a través de idUSAL y pulsar en el enlace archivos.

¿Cómo ver los archivos de la lista?

Para los documentos de la lista (diferentes a los mensajes) existe una zona de subida de ficheros. Los suscriptores podrás consultar dicha zona una vez autenticados, pulsando en el apartado de Documentos compartidos.
Para los dueños y administradores de las listas Específicas

¿Cómo puedo crear una lista de distribución específica?

Las listas de distribución son creadas por la unidad de servicios de red. Si desea una lista de distribución debes solicitarla en https://soporte.usal.es

¿Qué diferencia hay entre una lista institucional y una específica?

En general, hay 2 tipos de listas.
Listas Institucionales: Son aquellas que son administradas por la unidad de servicios de red del sicpd. Digamos que necesitas crear una lista con todos los alumnos de derecho. En este caso, deberá solicitar dicha lista cuyos suscriptores serán actualizados por los servicios informáticos, cada semana.
Listas específicas: Son aquellas que son administradas por el que la solicita, y cuyos miembros serán suscritos por su administrador o solicitante y sus opciones aunque se configurar por defecto, pueden ser cambiadas para adaptarse a tus necesidades.

Características
Tipo de listas Miembros Tipo de envío Suscripción Darse de baja Mensajes Documentos compartidos
listas Institucionales Son actualizadas por el SICPD. Sólo pueden enviar los remitentes previamente permitidos. Estos envían con confirmación. No es posible. No es posible. Es posibe ver los mensajes enviados, una vez autenticado Es posibe ver los documentos compartidos, una vez autenticado
Listas específicas Los miembros son suscritos por el dueño de la lista o la suscripción es abierta (depende de lo que decida el dueño de la lista) Lo establece el dueño, podrá ser abierta o cerrada. Lo establece el dueño, podrá ser abierta o cerrada. El dueño establece quien puede ver los mensajes que se han enviado a la lista El dueño establece quien puede ver documentos que se han "subido" a la lista.

¿Cómo puedo eliminar mi lista?

Deberás poner una incidencia en https://soporte.usal.es e indicar el nombre de la lista que desea borrar. Sólo el solicitante de la lista podrá dar de baja una lista. En cualquier caso, cualquier lista que no haya sido usada en el último año se borrará automáticamente.

¿Qué opciones debo tener en cuenta a la hora de configurar la lista específica?

1: Escribir una breve descripción sobre tu lista
Dedica un minuto a escribir la finalidad de la lista, de esta manera cuando alguien busque información sobre la lista, podrá saber cual es el fin de la misma.
Rellena esta información dentro del apartado Configurar la lista > Definición de la lista >en el campo asunto y descripción de la lista

2: Puedes añadir o eliminar otros administradores y moderadores.
Como administrador de la lista, puedes añadir o eliminar a otros administradores y moderadores.
Rellena esta información dentro del apartado Configurar la lista > Definición de la lista >Administradores/Moderadores

3: Determina quien puede ENVIAR a la lista
Estas opciones las encontramos en Configurar Lista > Configurar Envío/Recepción
Quién puede enviar mensajes (send) Los escenarios más comunes son:
  1. Moderador, para los moderadores (editorkeyonly): Sólo los moderadores pueden enviar a la lista, pero deben confirmar el envío.
    Este es el escenario más común, sirve para listas como un boletín de noticias, comunicaciones ...
  2. Restringido a suscriptores (private): Todos los suscriptores pueden enviar a la lista, pero deben confirmar el envío. Este es tipo de permiso es común en una lista donde todos pueden enviar, no está moderada.
  3. Moderada USAL, los editores pueden enviar y los suscriptores son moderados (moderada).
    Con este escenario la lista será moderada, es decir el moderador/editor puede enviar a la lista (con confirmación) . En el caso de los suscriptores, estos también pueden enviar pero para que se reparta el mensaje es necesario que el moderador dé su aprobación. Esta solicitud la puede aprobar el moderador desde el correo electrónico o entrando en la aplicación de listas

4: Determina quien puede suscribirse a la lista
Esta opción la encontramos en: Configuración de la lista > Derechos de acceso - Quién puede suscribirse a la lista (subscribe)

3 son los escenarios más comunes que puedes definir son:

  1. La suscripción es cerrada. Como administrador, sólo tú puedes añadir los suscriptores.
    Este escenario es: "Suscribirse es imposible (closed)
  2. La suscripción es abierta con confirmación. Cualquiera puede suscribirse a la lista, pero con confirmación: Este escenario es: "solicitud de suscripción confirmada (auth)". Esta es la opción más común en las listas donde deseas que cualquiera pueda suscribirse.
  3. Para cualquiera sin autenticación (open). Esta NO es recomendable, porque las suscripciones a las listas siempre deben ser confirmadas.

5: Determina quien puede darse de baja de la lista Esta opción la encontramos dentro de: Configuración de la lista > Derechos de acceso - Quién puede darse de baja (unsubscribe)

2 son los escenarios más comunes que puedes definir:

  1. Darse de baja es imposible. Como administrador, sólo tú puedes dar de baja a los suscripores.
    El escenario es: Imposible (Closed). Este escenario es común en las listas institucionales, que son actualizadas semanalmente y que su inclusión o no depende de si perteneces a un colectivo.
  2. Darse de baja es abierta con confirmación. Cualquiera que esté suscrito puede darse de baja a la lista, pero debe confirmar dicha suscripción. El escenario es: Necesita autenticación (auth)
    Este escenario es el más recomendable si deseas que cualquier pueda darse de baja en tu lista.

6: Quien puede ver los mensajes enviados a la lista Los mensajes enviados a la lista se encuentran en el apartado: "Archivos".
Como administrador puedes determinar si almacenar o no estos mensajes y quien puede verlos.
Para almacenar los mensajes debes ir a : Configurar Lista > > Archivos
Almacena los mensajes enviados a un archivo : Habilitado (on)
Derechos de acceso (Web_access) :
Los escenarios son:
  1. Sólo para suscriptores (private): Sólo los suscriptores de la lista pueden ver los mensajes, para ello deben ir a listas.usal.es, autenticarse y buscar la lista en cuestión e ir a "Archivos"
  2. Cerrado: Nadie puede verlos.
  3. Público (public): Todo el mundo puede verlos.

Cómo puedo cambiar el mensaje de bienvenida a la lista

Si permites que la suscripción a la lista sea abierta, puede que te interese cambiar el mensaje de bienvenida que por defecto el SYMPA envía.
Esto lo puedes encontrar en: Configurar la lista > Modelos de mensaje Editar Mensaje de Bienvenida.

Cómo adjuntar documentos en los mensajes que envío a una lista de distribución.

Por defecto todas las listas están configuradas para enviar un tamaño máximo de mensaje de 1Mega.
Si desea enviar ficheros adjuntos grandes en un mensaje que va dirigido a una lista, puedes hacerlo:
  1. Insertando un enlace de drive.
  2. A través de Documentos compartidos del propio sistema de listas.
    1. Entrar como administrador o moderador de la lista, en https://listas.usal.es, en idUSAL.
    2. En el menú de la izquierda, ir a "Documentos Compartidos"
    3. Como administrador o moderador, saldrá el botón "Modo Experto"
      PASO 1:
      - En en botón Subir un archivo puedes subir los documentos que desees, o también puedes organizarlos por carpetas, en el botón "Crear una carpeta" y después una vez dentro de ella, subir los documentos.
      PASO 2 :
      - Por defecto todos los documentos y carpetas que se suban serán públicos, visibles para todo el mundo. - Si desea que el documento o la carpeta sólo esté visible para sus subscriptores, en la columna de Acceso en Acceso en lectura, elegir, "Restringido a subscriptores" y pulsar el botón "cambiar derechos".
      PASO 3:
      - Finalmente, una vez que los archivos han sido subidos, sólo queda enlazarlos en el correo electrónico que vas a enviar a la lista. El enlace se puede obtener si te colocas del documento o carpeta y con el botón derecho eliges "Copiar ruta al enlace" y ya en en el mensaje de correo, "pegar"
      o bien escribir:
      "https://listas.usal.es/wws/d_read/NOMBRE_DE_LA_LISTA/CARPETA/DOCUMENTO"

¿Cómo puedo hacer que los suscriptores se den de baja automáticamente?

Si administras una lista, lo primero que debes hacer, es permitir que los usuarios puedan darse de baja, es decir que la baja sea abierta y con confirmación, esto es :
esto es; Configurar lista >> Derechos de acceso >> Quien puede dar de baja "Necesita autenticación(auth)"
A continuación deberías indicar a tus "suscriptores" cómo pueden darse de baja.
  • La manera más sencilla, es indicarles que pueden ir a la web: https://listas.usal.es, buscar la listas de la que quieren darse de baja y en el menú "Darse de baja" indicar la dirección de correo.
    En dicha dirección se recibirá un correo de confirmación de la baja con un enlace que lleva a la web de listas y que deben aceptar.
  • Crear un pie de mensaje, que se incluirá en todos los mensajes que se envíen a la lista. Para ello, debes ir a Configurar lista > Modelos de mensaje > Editar Pié de mensaje: Si este archivo no está vacío, se adjunta como MIME al fin de cada mensaje distribuido a la lista.
    En esta plantilla encontrarás algo como esto:
     
    ==============
    Si deseas desuscribirte de esta lista debes enviar un correo a :
     
         nombre_de_la_lista-unsubscribe@listas.usal.es
    ==============
    
    donde "nombre_de_la_lista" es el nombre de tu lista
  • pulsa Guardar.

  • Debes componer estos texto como HTML.
    De esta manera cada vez que envies un mensaje a la lista, siempre se le añadirá este pie para que pueda darse de baja cualquier suscriptor.

¿Cómo cambiar los dueños y/o moderadores de mi lista?

Si eres administrador de una lista ( listas específicas), deberás ir https://listas.usal.es y acceder a través de idUSAL.
En el recuadro “Mis Listas de distribución” aparecerá el enlaces a las listas de la que eres (DUEÑO), para administrar la lista.
En la definición de la lista, en el apartado de dueños y/o moderadores, podrás añadir o modificar las direcciones de correo de los dueños o moderadores de la lista.

¿Cómo puedo suscribir a gente en mi lista si la suscripción no es abierta?

  1. Ir al Sympa (https://listas.usal.es)
  2. Accede a través de idUSAL.
  3. En el menú Mis Listas de distribuciónpulsa encima de la lista de la que eres dueño . Ahora ya en "Ver o gestionar suscriptores"
  4. Pulsa Ver la lista de suscriptores.
  5. Añade un usuario o varios usuarios:
    • Para añadir un único usuario individual, debes introducir su dirección de correo en la caja que está en este apartado.
      1. Si deseas que reciba notificación de que ha sido suscrito, debes desmarcar la opción Silencio
      2. Pulsa Añadir.
    • Para añadir varios usuarios pulsa el botón Agregar varios .
      1. Introduce la dirección de correo de los usuarios que deseas añadir dentro de la caja amarilla. Debes introducir una dirección por linea, puedes copia y pegar de un fichero.
        • Nota: Puedes incluir los nombres, si quieres siguiendo el formato:
          xxxxxxx@dominio.xx
      2. Como en el caso anterior, si desea que reciban notificación, desmarca Silencio
      3. Finalmente pulsa Añadir suscriptores.

¿Cómo cambiar la Categoría (topic) de una lista de correo?

Para incluir una lista dentro de una categoría concreta (por ejempo Congresos dentro de Facultad de Informática), se siguen los siguientes pasos:
  1. Desde la interface de administración, accedemos a la pestaña Configurar la lista y dentro de esta pestaña al apartado Definición de la lista.
  2. Seleccionamos el valor correcto dentro de la sección Tópicos para la lista, que para el ejemplo anterior sería Congresos y/o actividades.

¿Cómo ocultar el verdadero remitente de un mensaje enviado a la lista?

Por defecto, los mensajes enviados a una lista de distribución se distribuyen con el remitente original. Si queremos ocultar el remitente original para los suscriptores y que como origen del mensaje aparezca la propia lista en sí, haremos lo siguiente:
  1. Accedemos a la pestaña Configurar la lista y dentro de esta pestaña al apartado Configurar Envío/Recepción. Una vez allí, tenemos que ir a la sección Remitente anónimo.
  2. Introducimos la dirección de correo que aparecerá en el remite de los correos (p.ej.: pepe@usal.es) y que ocultará la dirección real. Hay que tener cuidado al modificar este parámetro con la configuración de la respuesta a la lista o al remitente porque si tenemos configurada la lista para que los suscriptores respondan al remitente y la dirección que ponemos en este apartado de remitente anónimo no existe, se producirán problemas con las respuestas de los suscriptores

¿Cómo configurar que la gente responda al remitente o responda a la lista?

Para configurar esta opción, accedemos a la pestaña Configurar la lista y dentro de esta pestaña al apartado Configurar Envío/Recepción. Una vez allí, tenemos que ir a la sección Dirección de respuesta y seleccionar en el desplegable el valor que nos interese:
  1. Sender: se responderá al remitente original que mandó el mensaje a la lista
  2. Lista: la respuesta se enviará a toda la lista (se moderará si es el caso)
  3. Other_email: todas las respuestan se enviarán a la dirección de correo electrónico que especifiquemos.
  4. All: se enviará el correo al remitente y a la lista
En el campo Respetar el campo de cabecera existente debemos escoger la opción FORCED porque si no, Sympa no modifica el valor porque asume que nos hemos equivocado.